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文件签发稿 文档:文件收发管理系统

山东益康集团(医药行业)公司文件接收管理规定一、 目的是进一步加强公司对各类文件资料的管理,提高工作效率,明确管理职责;本管理办法根据公司章程的实际情况制定。 二、适用范围公司所有文件,包括工程文件、图纸、内外部文件、信函等。三、 公司所有文件资料将由各职能部门的专人负责分发、收集和整理公司备案后,提交公司办公室档案馆归档保管。具体操作按照《档案管理条例》标准执行; 四、签发管理条例及流程(一)签发文件规定,各种文件的草稿都要审核签发。公司签发的各类文件,由各自部门起草、排版、校对,发送至公司主管审核,公司名义对外文件由行政副总经理审核;各部门对外文件由分管经理审核;公司各部门间文件审核由行政副总经理审核;公司各项总务文件由发证部门负责人审核;公司各项规章制度由相关部门负责人、副总经理审核审稿文件签发稿 文档,总经理定稿。其次,会签,发送。稿件经审核并会签后,提交有关领导审批签发。公司的行政文件、规章制度,在行政副总裁第1页,共8页,经理和总经理签署意见后,由总经理或董事长签字签发;公司总务文件由分管领导签署签发,重要文件由副总经理以上领导签署。审查表草稿)送至办公室备案。

签发日期以领队签发日期为准。文件编号由办事员根据年份和编号编制。 (二)发文字号列1.公司名称中,发行文本编号的公司印章统一格式如下:(1)公司大写英文缩写(YK)的缩写+发行年份编号(四位数字)+序号(三位数字);(2)以公司名义签发,办公室负责起草编号,经相关部门领导批准后签发董事长;(部门名称3),加盖公司公章 发行文本编号统一格式如下: 发行部门 发行文本编号 排列门名 技术部 YKJS+(发布年份编号)(四位数字) )+单证分类+序号(三位数)质量部YKZL+(发行年份编号)(四位数)+单证分类+序号(三位数)备注财务部YKCW+(发行年份编号)(四位数)+单证分类+序号ber(三位数)营业部YKJY+(签发年份号)(四位数字)+单证分类+流水号(三位数)外贸部YKWM+(发布年份号)(四位)+单证分类+流水号(三位数)数字) 行政部 YKXZ+(发行年份号)(四位数)+文件分类+序号(三位数) 生产部 YKSC+(发行年份号)(四位数)+ 文件分类+序号(三位数) Page 2 of 8工程部YKGC+(签发年份编号)(四位数)+文件分类+序号(三位数)(三)文件类1. 规章制度:根据公司经营管理的实际需要,制定各项管理制度公司职能部门应建立健全规章制度。 ; 2.:安排重大问题的决策; 3.通知:发布或公布公司各项制度,传达有关部门、人员或单位需要了解的事项; 4.通知:表彰先进批评错误,教育员工;传达重要的精神或情况; 5.通知:在一定范围内公布需要观察或知道的事项; 6.:向上级汇报,汇报情况,提出建议文件签发稿 文档,或者回复上级询问; 7.请求:请求上级部门的指示和批准; 8.回复:回复有关部门(单位)的要求; 9.意见:就相关问题提出意见或解决方案; 10.来信:相关部门(单位)相互协商、答疑或相关部门(单位)请求审批、审批事项; 11. :记录和交流会议。

(四)发帖格式 发帖格式以《山东益康集团(医药)公司公文标准及管理办法》为准。五、收文管理规定按以下规定领取)原则:5.1 检查文件正文及附件是否齐全,并登记领取; Page 3 of 8 5.2 文件处理程序是否齐全,如有遗漏,退回立即联系办事部门;5.3 登记接收文件 注意清楚记录通讯单位、接收时间、主要发送部门等;5.4 接收文件后,交相关人员流通或处理;5.5 最终处理的文件应及时归类、整理、归档保管。附表3:《文件收发登记表》 ” 六、附件条例办公室负责起草及相关分析。 Page 4 of 8 山东益康集团(医药工业)公司文件审批表 发文部单位 发文日期 文件名称 [内容概要] 文件编号 起草人 [部门审核意见] [负责领导意见] 总经理审批 提交审批管理:档案部门:第 5 页,共 8 页 附:文件正文 第 6 页,共 8 页 文件收发登记表顺序 文件名 文件编号 主题(内容) 摘要文件源文件 接收日期 份数 备注签发日期 签发部门 文件签发编号份数 签名人的评论 1 2 3 4 5 6 7 8 Page 7 of 8 Page 8 共 8 页

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